Rejestracja do VAT-UE i NIP UE – po co oraz jak?

Transakcje wewnątrzwspólnotowe

Po wejściu Polski do Unii Europejskiej wszelkie transakcje handlowe z kontrahentami z krajów unijnych stały się tzw. transakcjami wewnątrzwspólnotowymi. Przyjęte rozwiązania podatkowe mające na celu ograniczenie podwójnego opodatkowania powodują szczególny sposób rozliczania podatku VAT od tych transakcji: podatek ten jest rozliczany przez nabywcę w miejscu, w którym posiada on siedzibę / miejsce zamieszkania.

Aby cały system funkcjonował prawidłowo OBOWIĄZEK rejestracji na potrzeby VAT-UE ma KAŻDY przedsiębiorca, który zamierza dokonywać transakcji z kontrahentami zagranicznymi w obrębie państw członkowskich UE, przy czym:

• jeśli jesteś czynnym płatnikiem VAT to obowiązek rejestracji występuje przed dokonaniem pierwszej transakcji, niezależnie czy dotyczy ona  wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów czy importu usług;
• jeśli jesteś podatnikiem zwolnionym z VAT w kraju i dokonujesz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów to obowiązek rejestracji występuje, gdy wartość nabytych towarów w danym roku przekracza 50 000 zł;
• jeśli jesteś podatnikiem zwolnionym z VAT i dokonujesz importu usług to obowiązek rejestracji występuje przed dokonaniem pierwszej transakcji.

Jak widać obowiązkiem tym objęte są również podmioty korzystające w poszczególnych krajach ze zwolnienia VAT, które dokonywać będą transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Co ma do tego sprzedaż na Etsy?

Polscy sprzedawcy w kwestiach finansowych, księgowych i podatkowych obsługiwani są przez oddział Etsy zlokalizowany w Irlandii. To oznacza, iż zakupując od Etsy usługi: płacąc za wystawienie ofert, prowizję od transakcji, przeprowadzenie płatności, reklamy, mamy do czynienia z importem usług od kontrahenta zlokalizowanego w Unii Europejskiej, czyli z transakcją wewnątrzwspólnotową. VAT od tej transakcji zobowiązany jest rozliczyć polski sprzedawca.

Czy można tego uniknąć?

Jeśli chcesz działać w pełni legalnie na Etsy – to nie możesz uniknąć rejestracji do VAT-UE, uzyskania NIP-UE i rozliczania w Polsce VATu od faktury uzyskanej od Etsy. Niezależnie od tego, czy sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT w kraju czy zwolnionym, czy prowadzi działalność gospodarczą, czy działalność nierejestrowaną (NDG).

W sytuacji, gdy podatnik zwolniony z VAT w kraju uzyska NIP europejski, nadal może korzystać ze zwolnienia z VAT w kraju. Rejestracja do VAT-UE nie wpływa na utratę tego prawa oraz nie jest tożsama z rejestracją do VAT w kraju.

Jak się zarejestrować do VAT-UE i uzyskać NIP-UE?

Jeżeli nie masz jeszcze unijnego numeru VAT-ID, czyli NIP-UE, musisz o niego wystąpić. Możesz ew. wcześniej sprawdzić swój status (choć jeśli nigdy wcześniej nie prowadziłeś działalności gospodarczej i nie byłeś czynnym podatnikiem VAT w Polsce to raczej wątpliwe, by twoje dane widniały w tym zbiorze):

http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=PL

Uwaga! Rejestracji do VAT-UE należy dokonać najpóźniej w przededniu pierwszej transakcji wewnątrzwspólnotowej. Czyli w przypadku Etsy, reklam na Facebooku, Instagramie przed rozpoczęciem korzystania z usług tych firm.

Aby dokonać rejestracji do VAT-UE, a więc w celu uzyskania NIP-u europejskiego musisz złożyć formularz VAT-R (https://www.podatki.gov.pl/vat/e-deklaracje-vat/formularze-vat/#VAT-R) z wypełnioną częścią C. 3. dotyczącą wykonywania wewnątrzwspólnotowych. Co do zasady jest to deklaracja przeznaczona do nabycia statusu czynnego podatnika VAT, ale możliwe jest również jej złożenie wyłącznie w celu uzyskania numeru VAT-UE bez stawania się czynnym podatnikiem VAT w Polsce. Warto o tym wiedzieć, bo niektóre Urzędy kwestionują tę możliwość (z niewiedzy, taka kombinacja występuje dość rzadko w obrocie gospodarczym), trzeba być stanowczym i nie dać się odesłać z kwitkiem, albo (co gorsze) zarejestrować do VAT także w Polsce.

W przypadku, gdy przedsiębiorca jest już zarejestrowany na potrzeby podatku VAT (jako podatnik czynny lub zwolniony), musi zgłosić jedynie aktualizację na tym samym formularzu.

Instrukcja dla formularza VAT-R w wersji (16)2023 (źródło: https://www.podatki.gov.pl/vat/e-deklaracje-vat/formularze-vat/#VAT-R). To ważne, gdyż poszczególne wersje formularzy mogą się różnić. Wypełniając nowszą wersję sprawdź, czy nie zmieniła się numeracja punktów.

Wypełniając deklarację

• jeśli jesteś podatnikiem VAT czynnym – zaznaczasz pole 65,
• jeśli jesteś podatnikiem VAT zwolnionym – zaznaczasz pole 66 lub 67 lub oba, zależnie od tego, co zamierzasz kupować (towary 65, usługi 67, możesz zaznaczyć oba pola).

Formularz VAT-R (zgłoszeniowy lub aktualizacyjny) można złożyć:

• we własnym urzędzie skarbowym osobiście,
• wysłać pocztą,
• wysłać przez Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej: https://prod.ceidg.gov.pl/. To chyba obecnie najprostsza forma składania tego wniosku (pod warunkiem, że prowadzisz zarejestrowaną działalność gospodarczą, ten sposób jest niedostępny dla działalności nierejestrowanej).
• lub wysłać elektronicznie z wykorzystaniem własnego podpisu kwalifikowanego (nie wystarczy tu profil zaufany). Za niewielką opłatą wysyłki z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego może za Ciebie dokonać także biuro rachunkowe. Obecnie złożenie formularza VAT-R dla ww. celów nie wiąże się z opłatą skarbową.

Rejestracja nie jest natychmiastowa, z chwilą złożenia wniosku. Następuje po weryfikacji podanych danych. W ostatnim czasie rejestracja często wiąże się z wizytą urzędnika z urzędu skarbowego lub wezwaniem do stawienia się w urzędzie (pandemia nieco to zmieniła). Nie bierz tego do siebie, to zwykła procedura weryfikacji czy zgłoszenie jest dokonywane przez realną osobę w realnie istniejącym miejscu działalności. To przeciwdziałanie rejestracji firm-słupów służącym wyłudzeniom VAT.

Przepisy nie określają żadnych wiążących terminów na weryfikację zgłoszenia. W ostatnim czasie nie trwa to dłużej niż kilka, kilkanaście dni.

W wyniku zgłoszenia otrzymujesz NIP-UE, który ma postać identyczną jak NIP nadawany podczas zakładania działalności gospodarczej, z tą różnicą, że poprzedzony jest przedrostkiem PL. To dodatkowe oznaczenie jest identyfikacją kraju, z którego pochodzi przedsiębiorca.

Uwaga! Nawet jeśli masz dawno nadany numer NIP, nie używaj go bez rejestracji jako NIP-UE dodając przedrostek PL. Jedynie rejestracja powoduje, że pojawisz się w tzw. systemie VIES, który umożliwia weryfikację numerów identyfikacyjnych VAT podmiotów gospodarczych zarejestrowanych w Unii Europejskiej dla potrzeb transakcji transgranicznych dotyczących towarów i usług.

Jeśli dokonujesz całej procedury w celu prawidłowego rozliczenia faktur od Etsy to gdy już otrzymasz unijny numer VAT-ID, czyli NIP-UE, podajesz go w Etsy:

Finanse -> Informacje prawne i podatkowe

Dzięki temu do opłat z Etsy nie będzie doliczany podatek VAT i będziesz mógł prawidłowo rozliczyć się w Polsce z podatku VAT, składając:

• jeśli jesteś podatnikiem VAT czynnym – deklarację JPK V7/7K,
• jeśli jesteś podatnikiem VAT zwolnionym – deklarację VAT-9M, naliczając 23% VAT i odprowadzając naliczony podatek do Urzędu Skarbowego.

A co jeśli nie dopełnię tych formalności?

Jeśli chcesz sprzedawać legalnie na Etsy, taka sytuacja jest błędem, złamaniem obowiązującego prawa podatkowego.

Jeśli nie podajesz na Etsy NIP-UE to uzyskujesz fakturę z VAT (jako osoba fizyczna nie zgłoszona do systemu VIES), a nie fakturę z odwrotnym obciążeniem. Wiele osób radzi w tej sytuacji potraktować fakturę z VAT jako netto i ponownie naliczyć i zapłacić VAT. Takie postępowanie jest jednak od samego początku obarczone błędem niezgłoszenia się do systemu VIES, brakiem numeru NIP-UE mimo dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych, więc i tak jest nieprawidłowe (nawet jeśli wpłacisz należność).

Rejestracji do VAT-UE należy dokonać najpóźniej w przededniu pierwszej transakcji wewnątrzwspólnotowej. Czyli w przypadku jeśli Twoją pierwszą transakcją wewnątrzwspólnotową jest korzystanie z usług Etsy to należy zarejestrować się przed rozpoczęciem korzystania z usług Etsy, najlepiej przed otwarciem sklepu.

Uwaga: Etsy zmierza w kierunku uczynienia NIP-UE elementem OBOWIĄZKOWYM przy otwieraniu sklepu przez osoby/podmioty z UE. W najnowszym formularzu wypełnianym przy otwarciu sklepu pole identyfikatora podatkowego (czyli właśnie NIP-UE) jest OBOWIĄZKOWE. Nie przejdziesz tego, nie otworzysz sklepu, dopóki nie podasz numeru widniejącego w VIES.
Należy oczekiwać, że już funkcjonujące sklepy bez wpisanego numeru NIP-UE na zapleczu sklepu mogą być zawieszane do czasu uzupełnienia formalności.