Jedne z najczęstszych pytań w grupie FB Sklep na Etsy to pytania dotyczące wystawiania dokumentów: faktur i rachunków:

„sprzedałam przedmiot do USA, jaki dokument mam wystawić?”

„czy przy sprzedaży wystawiam rachunek czy fakturę?”

„jestem na działalności nierejestrowanej, co mam wystawić?”

A zatem, po kolei wyjaśnijmy te kwestie:

Faktura czy rachunek?

Rachunek to dokument, który od 2014 roku (po nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, nazywanej ustawą o VAT) stracił na znaczeniu. Wcześniej podatnik zwolniony z VAT nie mógł wystawiać faktur, wystawiał więc rachunki. Po nowelizacji to się zmieniło i taki przedsiębiorca może wystawiać faktury (faktury bez VAT).

Sprzedawca niebędący podatnikiem VAT może zatem wystawiać fakturę bez VAT  lub rachunek, to zależy od niego.

Sprzedawca będący podatnikiem VAT wystawia faktury VAT.  

Podstawowe zasady dokumentacji sprzedaży zagranicznej

Sprzedaż wysyłkowa w rozumieniu prawa podatkowego

Sprzedaż wysyłkowa to specjalna instytucja prawna prawa podatkowego, która umożliwia rozliczanie się ze sprzedaży zagranicznej na zasadach innych niż ogólne. Sprzedaż wysyłkowa została uregulowana w dyrektywie 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, której przepisy są zharmonizowane z polską ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług została rozróżniona

  • sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju (tj. z Polski) oraz
  • sprzedaż wysyłkowa na terytorium kraju (tj. do Polski).

Dokumentacja sprzedaży na rzecz  konsumenta z UE

Wg ustawy o VAT jest to „sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju”. Twoje sytuacja zależy od wielkości sprzedaży do danego kraju UE.

Zasadniczo obowiązuje przepis ogólny mówiący, że gdy kupującymi są konsumenci (osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej) albo firmy bez VAT-UE, sprzedaż powinna zostać opodatkowana podatkiem VAT w kraju, do którego towar jest wysyłany , a opodatkowania powinien dokonać sprzedający.

Ustalono jednak dla poszczególnych krajów limity, poniżej których powyższy przepis nie obowiązuje, a sprzedaż opodatkowujesz tak, jak sprzedaż do Polski. Innymi słowy: jeżeli w poprzednim roku podatkowym i w danym roku podatkowym sprzedaż do danego kraju UE nie przekroczyła u Ciebie kwoty granicznej, to taką sprzedaż traktujesz jak sprzedaż do Polski. Kwota graniczna jest różna dla różnych państw i wynosi od 35 tys. do 100 tys. EUR. Szczegółowe informacje o limitach dla poszczególnych krajów znajdziesz tutaj:

https://ec.europa.eu/taxation_customs/sites/taxation/files/resources/documents/taxation/vat/traders/vat_community/vat_in_ec_annexi.pdf

Do każdej sprzedaży zagranicznej na rzecz konsumenta z UE musi być wystawiona faktura (z VAT lub bez VAT).   

Dokumentacja sprzedaży na rzecz  firmy zagranicznej z siedzibą w UE

Jeśli sprzedajesz na rzecz firmy zagranicznej z siedzibą w UE, to dokonujesz WDT (wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów).

Każdorazowo sprzedaż powinna być udokumentowana fakturą (faktura VAT lub bez VAT), niezależnie czy prowadzisz działalność gospodarczą, czy nierejestrową.

Jeśli posiadasz dowody zaświadczające o opuszczeniu przez sprzedawane towary terytorium kraju (mogą to być dokumenty przewozowe, dowód potwierdzający przyjęcie towaru przez nabywcę) to stosujesz stawkę VAT preferencyjną 0%.

Jeśli nie posiadasz potwierdzenia, że towar został przetransportowany z Polski do kraju UE, opodatkowujesz tę sprzedaż jak sprzedaż do Polski.

Dokumentacja sprzedaży na rzecz  firmy zagranicznej lub konsumenta spoza UE

Jeśli sprzedajesz na rzecz firmy zagranicznej lub konsumenta spoza UE jest to traktowane jako eksport towarów.

Dla czynnych podatników VAT oznacza to prawo zastosowania 0% stawki VAT pod warunkiem potwierdzenia wywozu  przez urząd celny. Samo posiadanie dokumentu odprawy celnej jest niewystarczające do zastosowania obniżonej stawki VAT. W przypadku niespełnienia powyższego warunku (brak jest potwierdzenia wywozu przez urząd celny), stosujesz do tej sprzedaży stawkę VAT 23% (opodatkowujesz tę sprzedaż jak sprzedaż do Polski).

W praktyce, wielu polskich sprzedawców  na Etsy, nawet będących czynnymi podatnikami VAT, nie dokonuje odprawy celnej ani potwierdzenia wywozu. Zależnie od wartości sprzedanego towaru koszty tej procedury mogą przekroczyć oszczędności podatkowe. 

Dokumentacja sprzedaży przy działalności nierejestrowanej

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną, która nie może korzystać ze zwolnienia z VAT (tj. wykonuje typ działalności bezwzględnie zobowiązujący ją do bycia czynnym podatnikiem VAT), sprzedaż dokumentuje fakturami VAT.

W większości przypadków przedsiębiorcy prowadzący działalność nierejestrowaną będą zwolnieni z VAT. W przypadku sprzedaży zwolnionej z VAT przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawienia faktury i mówi o tym art. 106b pkt. 2 ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.

To jest ogólna zasada, jednak ten sam artykuł w kolejnym punkcie mówi: „Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę (…)”

Fakturę można wystawić nawet wtedy, gdy klient o nią nie poprosi. Sprzedawca może zdecydować o wystawianiu faktury do każdej sprzedaży (wygodne!).

W przypadku współpracy z firmami sprzedaż również należy udokumentować fakturą – fakturą bez VAT w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT, fakturą VAT w przypadku podatników VAT.

Jeżeli podatnik prowadzący działalność nierejestrową spełnia warunki do skorzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej, to sprzedaż na rzecz osób fizycznych może dokumentować fakturami (bez VAT lub VAT) lub prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej. 

Dokumentacja sprzedaży produktów cyfrowych

Sprzedaż produktów cyfrowych dokumentujemy wystawieniem raz w miesiącu zbiorczej faktury na rzecz Etsy z adnotacją „Odwrotne obciążenie”. Dane Etsy to:

Etsy Ireland UC

66/67 Great Strand Street

Dublin 1

Ireland

VAT ID IE9777587C

Formalnie bowiem, to firma Etsy jest sprzedawcą produktów cyfrowych na platformie Etsy, a Ty jedynie dostawcą do Etsy.

Przedsiębiorca ma prawo do wystawienia na rzecz danego kontrahenta jednej faktury w walucie obcej, która będzie dokumentować wszystkie zawarte z nim transakcje w danym miesiącu. Fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następnego, ale nie powoduje to przesunięcia obowiązku podatkowego na kolejny okres.

Jeśli na takiej fakturze znajdują się więcej niż jedna pozycja wyrażona w walucie obcej, a data powstania obowiązku podatkowego (czyli data sprzedaży) każdej z pozycji różni się, konieczne jest dokonanie przeliczenia VAT dla każdej z pozycji z osobna po odpowiednim kursie zgodnie z datą powstania obowiązku podatkowego (średnim kursie ogłaszanym przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego, czyli dzień sprzedaży).

Przedsiębiorcy nie mają obowiązku wyszczególnienia na fakturze w walucie obcej zastosowanego kursu walutowego użytego przy przeliczeniu wartości faktury.

Fakturę taką można wysłać mailem na adres: support@etsy.com. Nie potrzebujesz potwierdzenia odebrania faktury przez Etsy.