Jedne z najczęstszych pytań w grupie FB Sklep na Etsy to pytania dotyczące wystawiania dokumentów: faktur i rachunków:

„sprzedałam przedmiot do USA, jaki dokument mam wystawić?”

„czy przy sprzedaży wystawiam rachunek czy fakturę?”

„jestem na działalności nierejestrowanej, co mam wystawić?”

„nie jestem na VAT to jaką stawkę mam napisać na fakturze?”

Czasem nawet:

 „Skąd mam wziąć fakturę?”

A zatem, po kolei wyjaśnijmy te kwestie:

Ty, jako sprzedawca wystawiasz fakturę lub inny dowód zakupu dla klienta.

Gdy idziesz do sklepu, kupujesz na Allegro itd. sprzedawca daje Ci fakturę lub paragon, a zatem analogicznie, gdy Ty sprzedajesz, Ty wystawiasz dla klienta dowód zakupu, który w Twojej księgowości dokumentuje sprzedaż i jest podstawą rozliczenia podatku dochodowego i VAT.

Faktura czy rachunek?

Rachunek to dokument, który od 2014 roku (po nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, nazywanej ustawą o VAT) stracił na znaczeniu. Wcześniej podatnik zwolniony z VAT nie mógł wystawiać faktur, wystawiał więc rachunki. Po nowelizacji to się zmieniło i taki przedsiębiorca może wystawiać faktury (faktury bez VAT).

A zatem:

• Sprzedawca niebędący podatnikiem VAT może zatem wystawiać fakturę bez VAT  lub rachunek, to zależy od niego (przy czym rachunek powoli umiera śmiercią naturalną i upowszechniają się faktury bez VAT)
• Sprzedawca będący podatnikiem VAT wystawia faktury VAT.

A co ze stawkami? Tu zastosowanie stawki zależy od Twojego statusu w zakresie VAT (zwolniony, płatnik), od miejsca zamieszkania kupującego oraz od jego statusu (konsument, firma)

Podstawowe zasady dokumentacji sprzedaży zagranicznej

Dokumentacja sprzedaży na rzecz  osoby fizycznej (konsumenta) z siedzibą w UE

Do 1 lipca 2021 operowaliśmy pojęciem „sprzedaż wysyłkowa” i związanymi z nią uregulowaniami.

Od 1 lipca 2021 roku zmieniły się zasady rozliczenia VAT od takiej sprzedaży. Zamiast dotychczasowego określenia „sprzedaż wysyłkowa” posługujemy się pojęciem „wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość” (WSTO). Szczegóły tych zmian znajdziesz w tym artykule: VAT-OSS dla sprzedawcy na Etsy – wprowadzenie.

WSTO to dostawa towarów wysyłanych przez dostawcę (lub na jego rzecz) z terytorium jednego państwa członkowskiego do innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej. Towary są dostarczane do:

• podatnika,
• osoby prawnej niebędącej podatnikiem, która nie ma obowiązku rozliczania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub
• do podmiotu niebędącego podatnikiem, czyli najczęściej do osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Co do zasady miejscem dostawy towarów jest miejsce, w którym towary znajdują się w momencie zakończenia wysyłki lub transportu do nabywcy. Dlatego według podstawowej zasady: VAT należy rozliczyć w państwie konsumenta, przy czym ustawodawca przewidział limit 10 000 E, do którego sprzedaż WSTO można dokumentować jak krajową. A zatem:

• jeśli nie przekraczasz limitu i nie uczestniczysz w systemie VAT-OSS –> wystawiasz faktury ze stawką krajową (np. zw lub odpowiednia stawka)
• jeśli przekraczasz limit i uczestniczysz w systemie VAT-OSS –> wystawiasz faktury VAT ze stawką VAT obowiązujacą w kraju konsumenta (nabywcy) –> Stawki VAT w poszczególnych krajach UE
• jeśli przekraczasz limit i nie uczestniczysz w systemie VAT-OSS, musisz się zarejestrować do VAT w poszczególnych krajach sprzedaży –> wystawiasz faktury VAT ze stawką VAT obowiązujacą w kraju konsumenta (nabywcy) – wśród rękodzielników i  drobnych wytwórców, czyli większości sprzedawców na Etsy to będzie raczej rzadka sytuacja, system VAT-OSS rozwiązuje wiele problemów.

Uwaga, ważne!

WSTO rozlicza się oddzielnie od sprzedaży krajowej (w zakresie VAT). Przekroczenie lub nie limitu 10 tys. euro nie wpływa na status podatnika VAT w Polsce. Nawet jeśli przekroczysz limit 10 tys. E w sprzedaży WSTO i zarejestrujesz się do VAT-OSS możesz nadal być zwolnionym podmiotowo z VAT w kraju (dopóki nie przekroczysz limitu sprzedaży krajowej 200 tys. zł). Do limitu sprzedaży krajowej – 200 tys. zł – wlicza się tylko polską sprzedaż krajową (nie wlicza się WSTO czyli wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, która nie podlega opodatkowaniu podatkiem na terytorium kraju).

W praktyce może się zatem zdarzyć, że sprzedaż w Polsce będzie zwolniona z VAT, a sprzedaż WSTO, czyli do innych państw Unii Europejskiej, będzie wykazywana w OSS lub lokalnych deklaracjach.

W drugą stronę działa to podobnie: zwolnienie podmiotowe z VAT w kraju (bo nie przekraczasz limitu sprzedaży krajowej 200 tys. zł), nie oznacza, że możesz udawać, ze nic się nie dzieje po przekroczeniu 10 tys. E sprzedaży WSTO.  Musisz wtedy (niezależnie od sprzedaży krajowej) zarejestrować się do VAT-OSS lub do VAT w poszczególnych krajach.

Warto jednak mieć na uwadze, że,

• aby korzystać z OSS w Polsce, należy być zarejestrowanym w Polsce jako podatnik VAT (czynny lub zwolniony);
• do każdej sprzedaży zagranicznej na rzecz konsumenta z UE musi być wystawiona faktura (z VAT lub bez VAT).   

Dokumentacja sprzedaży na rzecz  firmy zagranicznej z siedzibą w UE

Jeśli sprzedajesz na rzecz firmy zagranicznej z siedzibą w UE, to dokonujesz WDT (wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów).

Każdorazowo sprzedaż powinna być udokumentowana fakturą (faktura VAT lub bez VAT), niezależnie czy prowadzisz działalność gospodarczą, czy nierejestrową.

Jeśli

• posiadasz dowody zaświadczające o opuszczeniu przez sprzedawane towary terytorium kraju (mogą to być dokumenty przewozowe, dowód potwierdzający przyjęcie towaru przez nabywcę) oraz
• sprzedaży dokonujesz na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych (widoczny w VIES).

to stosujesz stawkę VAT preferencyjną 0%.

Jeśli nie posiadasz potwierdzenia, że towar został przetransportowany z Polski do kraju UE, opodatkowujesz tę sprzedaż jak sprzedaż do Polski (zw lub odpowiednia stawka).

Jeśli kontrahent nie figuruje w VIES, skontaktuj się z nim, sprawdź prawidłowość numeru (być może podał nieprawidłowy). Co prawda art. 138 ust. 1 dyrektywy VAT, ani orzecznictwo TSUE nie wzmiankują wśród materialnoprawnych przesłanek zaistnienia dostawy wewnątrzwspólnotowej obowiązku dysponowania przez nabywcę numerem identyfikacyjnym VAT, ani tym bardziej obowiązku rejestracji nabywcy do celów dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych oraz rejestracji w systemie VIES (zobacz tu), ale stanowiska innych instytucji są odmienne, więc lepiej ograniczać ryzyko podważenia przez urząd skarbowy statusu takiej transakcji.

Dokumentacja sprzedaży na rzecz  firmy zagranicznej lub konsumenta spoza UE

Jeśli sprzedajesz na rzecz firmy zagranicznej lub konsumenta spoza UE jest to traktowane jako eksport towarów.

Dla czynnych podatników VAT oznacza to prawo zastosowania 0% stawki VAT pod warunkiem potwierdzenia wywozu  przez urząd celny. Samo posiadanie dokumentu odprawy celnej jest niewystarczające do zastosowania obniżonej stawki VAT. W przypadku niespełnienia powyższego warunku (brak jest potwierdzenia wywozu przez urząd celny), stosujesz do tej sprzedaży stawkę VAT 23% (opodatkowujesz tę sprzedaż jak sprzedaż do Polski).

W praktyce, wielu polskich sprzedawców  na Etsy, nawet będących czynnymi podatnikami VAT, nie dokonuje odprawy celnej ani potwierdzenia wywozu. Zależnie od wartości sprzedanego towaru koszty tej procedury mogą przekroczyć oszczędności podatkowe. 

Dokumentacja sprzedaży przy działalności nierejestrowanej

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną, która nie może korzystać ze zwolnienia z VAT (tj. wykonuje typ działalności bezwzględnie zobowiązujący ją do bycia czynnym podatnikiem VAT), sprzedaż dokumentuje fakturami VAT.

W większości przypadków przedsiębiorcy prowadzący działalność nierejestrowaną będą zwolnieni z VAT. W przypadku sprzedaży zwolnionej z VAT przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawienia faktury i mówi o tym art. 106b pkt. 2 ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.

To jest ogólna zasada, jednak ten sam artykuł w kolejnym punkcie mówi: „Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę (…)”

Fakturę można wystawić nawet wtedy, gdy klient o nią nie poprosi. Sprzedawca może zdecydować o wystawianiu faktury do każdej sprzedaży (wygodne!).

W przypadku współpracy z firmami sprzedaż również należy udokumentować fakturą – fakturą bez VAT w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT, fakturą VAT w przypadku podatników VAT.

Jeżeli podatnik prowadzący działalność nierejestrową spełnia warunki do skorzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej, to sprzedaż na rzecz osób fizycznych może dokumentować fakturami (bez VAT lub VAT) lub prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej. 

Dokumentacja sprzedaży produktów cyfrowych

Sprzedaż produktów cyfrowych dokumentujemy wystawieniem raz w miesiącu zbiorczej faktury na rzecz Etsy z adnotacją „Odwrotne obciążenie”. Dane Etsy to:

Etsy Ireland UC

66/67 Great Strand Street

Dublin 1

Ireland

VAT ID IE9777587C

Formalnie bowiem, to firma Etsy jest sprzedawcą produktów cyfrowych na platformie Etsy, a Ty jedynie dostawcą do Etsy.

Przedsiębiorca ma prawo do wystawienia na rzecz danego kontrahenta jednej faktury w walucie obcej, która będzie dokumentować wszystkie zawarte z nim transakcje w danym miesiącu. Fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następnego, ale nie powoduje to przesunięcia obowiązku podatkowego na kolejny okres.

Przedsiębiorcy nie mają obowiązku wyszczególnienia na fakturze w walucie obcej zastosowanego kursu walutowego użytego przy przeliczeniu wartości faktury.

Fakturę taką można wysłać mailem na adres: support@etsy.com. Nie potrzebujesz potwierdzenia odebrania faktury przez Etsy.